Апостиль- Спеціальний штамп, що проставляється на офіційних документах некомерційного змісту, що виходять від установ та організацій держав-учасниць Гаазької конвенції про відміну вимог легалізації іноземних офіційних документів (підписана 5 жовтня 1961). Апостиль засвідчує справжність підпису, якість, у якій виступала особа, яка підписала документ, а також, в окремих випадках, справжність штампу або печатки, що скріплюють документ. Апостиль не вимагає подальшого завірення чи легалізації та визнається офіційними органами всіх держав-учасниць Конвенції. Апостиль може не використовуватися, якщо існують правові підстави, які скасовують або спрощують легалізацію документа.
Відповідно до ст. 1. Гаазька конвенція скасує вимогу легалізації іноземних документів поширюється на офіційні документи, видані на території однієї з Договірних Держав і повинні бути представлені на території іншої Договірної Держави. За змістом Гаазької конвенції, під офіційними документами розуміються:
- документи, що виходять від органу чи посадової особи, що підпорядковуються юрисдикції держави, включаючи документи, що виходять від прокуратури, секретаря суду чи судового виконавця;
- адміністративні документи;
- нотаріальні акти;
- офіційні написи, які зроблені на документах, підписаних особами у їхній приватній якості, таких як офіційні посвідчення, що підтверджують реєстрацію документа або факту, що мав місце на певну дату, офіційне та нотаріальне засвідчення підписів.
Дія Гаазької конвенції поширюється на документи про освіту, громадянський стан, трудовий стаж, свідоцтва про перебування в живих, довідки, довіреності, судові рішення та матеріали у цивільних, сімейних та кримінальних справах.
Положення Гаазької конвенції не поширюються на документи, видані дипломатичними чи консульськими агентами, а також адміністративні документи, які мають пряме відношення до комерційної чи митної операції. До них відносяться довіреності на здійснення угод, переміщення товарів через кордон, договори (контракти) про постачання товарів та надання послуг, про виконання різних робіт та розрахунків за ними тощо. У тих випадках, коли це передбачено внутрішнім законодавством країни, на території якої будуть використані ці документи, вони повинні легалізуватися звичайним шляхом, тобто. застосовується консульська легалізація. що включає послідовне проставлення посвідчувальної написи у кількох установах. Збереження багатоступінчастості при легалізації таких документів дозволяє здійснювати суворіший контроль над діяльністю комерційних підприємств.Водночас апостиль проставляється на статутах та установчих документах, на патентній та іншій документації, що виходить від органу державної влади або управління (свідоцтва про реєстрацію, ліцензію тощо). На статутних документах, а також на змінах та доповненнях до них має бути позначка та печатка реєстраційної палати або податкового органу, а також підпис посадової особи реєстраційної палати.
Апостиль має форму квадрата зі стороною не менше 9 см:
APOSTILLE
(Convention de la Haye du 5 octobre 1961)
1. Країна: ………………………………………………………………………
Цей офіційний документ
2. був підписаний (прізвище)……………………………………………
3. виступаючим як……………………………………………
скріплений печаткою/штампом (назва установи)
………………………………………………………………………………………
Посвідчено
5. у ……………………………………6. (дата)………………………………………
7. (назва засвідчувального органу)…………………………
8. за № …………………………………………………………………………
9. друк / штамп …………………… 10. підпис…………………
